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Le Procure-to-Pay, également connu sous le nom de P2P, est le processus d’obtention des matières premières nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service, et au paiement de celles-ci. Chaque entreprise doit gérer ce cycle de … Continued

Le Procure-to-Pay, également connu sous le nom de P2P, est le processus d’obtention des matières premières nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service, et au paiement de celles-ci. Chaque entreprise doit gérer ce cycle de manière efficace pour pouvoir gérer en permanence ses flux de trésorerie, renforcer sa relation avec ses fournisseurs et réaliser des profits.

Les Etapes du Cycle Procure-to-Pay

  1. Le processus commence par la planification des biens ou services requis, quand ils sont requis et le prix que l’entreprise peut se permettre de payer pour se les procurer.
  2. Ensuite, l’entreprise prépare une liste de fournisseurs qui, selon eux, peuvent leur fournir ces biens ou services.
  3. L’entreprise demande à chaque fournisseur de soumettre un devis comprenant le prix, les conditions de livraison, la qualité du matériel et toute autre information nécessaire à la prise de décision. Cette étape pourrait également inclure la négociation avec les fournisseurs pour obtenir les meilleures conditions.
  4. Une fois le fournisseur choisi, les acheteurs créent un formulaire de demande d’achat comprenant des informations telles que la descriptions des biens et services, le numéro de compte départemental, les signatures des responsables, les instructions de livraison et le devis du fournisseur.
  5. Un bon de commande formel est envoyé au vendeur pour fournir les marchandises avec des instructions quant aux conditions dans lesquelles ils doivent être fournis.
  6. Une fois que l’entreprise reçoit les marchandises du fournisseur, le service achats prépare un bon de réception. Il s’agit d’un document important qui peut ensuite être utilisé pour comparer si la marchandise receptionée correspond bien à ce qui a été commandé.
  7. Le bon de réception est comparé au bon de commande pour vérifier qu’ils correspondent. S’il y a des divergences, l’acheteur peut contacter le vendeur pour réclamation. Des vérifications ont lieu pour s’assurer que les marchandises sont utilisables ou non, que la quantité correcte a été livrée, que toutes les marchandises répondent aux spécifications demandées, et si leur prix est conforme aux conditions de la commande. Si des marchandises sont endommagées, les acheteurs devront contacter le fournisseur pour demander un remplacement ou un remboursement.
  8. Une fois la vérification des marchandises effectuée, la facture de paiement est créée et les approbations nécessaires des chefs de projet sont obtenues.

 

Télécharger le Livre Blanc – Conformité des factures dans le processus P2P

 

Les challenges du Procure-to-Pay et leurs impacts business

  1. Le Procure-to-Pay a un impact considérable sur l’entreprise puisque le processus est réparti entre de nombreux départements qui englobent l’achat, la production et la comptabilité.
  2. De nombreux contrôles et compensations sont mis en place, et les autorisations de nombreux managers sont requises.
  3. Des entreprises effectuent ces opérations manuellement et utilisent beaucoup de papiers, ce qui risque d’entraîner des erreurs de saisie et des retards de traitement.
  4. Dans certaines entreprises, il y a un manque de communication et de cohésion entre les différents départements, parfois même parmi le personnel d’un même service. Le service achats peut passer des commandes à un prix supérieur au budget du service Finances. Des factures peuvent être passées par inadvertance pour des produits qui ont été rejetés.
  5. Les commandes peuvent être passées pour des marchandises dont l’unité de production n’a pas besoin.
  6. Il pourrait y avoir des retards dans la documentation qui circulent dans les différents services, ce qui pourrait causer des retards de paiement et donc nuire à la relation acheteur-fournisseur.


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