EDI

L’archivage électronique qui avait en premier lieu pour vocation de réduire le volume papier et l’organisation de celui-ci est aujourd’hui une véritable stratégie à ne pas négliger pour l’entreprise dès lors que les documents électroniques prennent la même valeur que le papier comme l’indique l’article 1316-1 du code civil. « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » Continue reading

L’archivage électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes permettant la réunion, l’identification, la sélection, le classement, la sécurisation, la pérennisation, la restitution, le transfert, la conservation mais aussi la destruction des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié.

 

Durée et stockage de l’archivage électronique

La durée et le stockage de l’archivage électronique est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme, car l’archivage électronique répond à deux objectifs :

  • produire des documents servant de pièces justificatives dans le cadre de contrôles administratifs (ex : fiscal ou social),
  • la production d’actes juridiques servant de preuve en cas de litige.

L’archivage électronique fait ainsi appel à la notion de preuve. A ce titre, les documents doivent être conservés pendant toute la durée pendant laquelle la responsabilité peut être recherchée, jusqu’à prescription de l’action. Le stockage dure alors au minimum un an et jusque 10 ans et plus.

Avec de tels enjeux pour les entreprises et ce nouveau mode d’archivage, surtout dans le cadre de l’EDI, la mise en pratique de l’archivage électronique a nécessité une législation et des réglementations solides.

 


TELECHARGER LE LIVRE BLANC : TOUT SAVOIR SUR L’EDI
Découvrez tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’EDI, les mises en garde et les bénéfices liés à la mise en place de cette technologie.livre blanc edi


 

Restituer l’information intègre et fidèle

En effet, L’archivage électronique est devenu le pendant indispensable de la dématérialisation du droit, surtout concernant le droit de la preuve et le droit des contrats dans une volonté de pérennité de l’information avec la possibilité de la restituer intègre et fidèle, c’est à dire parfaitement identique à celle de son origine. C’est dans cette volonté que l’archivage électronique d’un écrit doit obligatoirement répondre à 3 critères selon le forum des Droits de l’Internet :

  • la lisibilité du document, qui désigne « la possibilité d’avoir accès, au moment de la restitution du document, à l’ensemble des informations qu’il comporte » ;
  • la stabilité du contenu informationnel (incluant la mise en forme), qui correspond à la nécessité de « garantir que les informations véhiculées par le document restent les mêmes depuis l’origine et qu’aucune n’est omise ou rajoutée au cours du processus de conservation » ;
  • la traçabilité, qui permet de « présenter et de vérifier l’ensemble des traitements »opérés sur le document « lors du processus de conservation ».

 

4 étapes de la réalisation de l’archivage électronique

Une fois les critères remplis, l’archivage électronique se réalise alors  en  4 étapes :

  • Le versement, qui recouvre « l’ensemble des opérations qui permettent de transférer un document de son environnement de création à son environnement de conservation », au cours duquel il convient de s’assurer de l’identification et de l’habilitation de la partie qui verse le document ainsi que de l’absence d’altération de ce document lors de sa transmission vers le système d’archivage.
  • L‘enregistrement des documents sur le système de gestion assurant leur référencement et leur écriture sur des supports de stockage appropriés.
  • La gestion des documents archivés, comprenant d’éventuelles régénérations, migrations (de support, de format) destinées à préserver l’intégrité des documents sur la durée, ou suppressions des documents ayant atteint le terme de la durée de conservation prescrite, ou même changement du système informatique de gestion.
  • La restitution des documents archivés, sur support amovible, sur papier ou par affichage du document sur écran, dans l’objectif notamment de production de la preuve que constitue le document conservé.

Pour finaliser l’archivage électronique et garantir les préceptes de celui-ci, une dernière tâche consiste à intégrer des métadonnées.  L’objectif  est de décrire le contexte, la structure, le contenu ainsi que la gestion dans le temps de ces documents, est de nature à permettre la vérification de critères permettant de s’assurer de l’intégrité de ceux-ci, spécialement dans le cas de migrations de documents ayant bénéficié d’une signature électronique, pour lesquels les métadonnées serviront de mémoire des procédures de vérification de signature réalisées.

En effet, les procédés de signature électronique attribuent au document concerné une identité unique qui dépend non seulement de l’identité du signataire et du contenu du document signé, mais également du format dudit document. Dès lors, toute mutation de ce document entraîne une modification de cette identité, qui fait tomber la signature qui lui était attachée, et donc la garantie d’intégrité du document.

 

Pour aller plus loin : Comment mettre en place un système d’échange de données informatisé (EDI)


Commentaires (0)

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*